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Agenturen für Arbeit scannen mit DpuScan 4.11

Agenturen für Arbeit scannen mit DpuScan 4.11

Der Modellversuch in zunächst zwei Arbeitsagenturen zur Ablösung der bisherigen Papierakten durch eine sog. "elektronische Akte" hat in den ersten beiden Novemberwochen 2004 pünktlich begonnen. In den nächsten 18 Monaten werden ca. 15 Millionen Belege aus Altakten eingescannt und zusammen mit den laufenden neuen Belegen den Sachbearbeitern als elektronische Akte zur Bearbeitung auf dem PC zur Verfügung gestellt.

Im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung wurden dazu

  • 5 Stapelscanner einschl. Wartung und Vorort-Austausch-Service
  • 5 Lizenzen Scansoftware einschließlich Wartung
  • 15 Lizenzen Indexier- bzw. Qualitätssicherungs-Software einschließlich Wartung

ausgeschrieben.

Den Zuschlag erhielt die Janich & Klass Computertechnik GmbH (J&K) aus Wuppertal mit der in Wuppertal entwickelten Software DpuScan Version 4.11 zusammen mit 5 Stapelscannern SCAMAX 401cd von der Firma InoTec GmbH aus Wölfersheim.

Da die Bildverarbeitungsfunktionen dieser Scanner ebenfalls von J&K für InoTec entwickelt wurden, folgt daraus nun, dass bei diesen Arbeitsagenturen die gesamte Umwandlung der Papierdokumente in eine elektronische Akte durch Technologie von J&K aus Wuppertal erfolgen wird.

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) ist eine bundesunmittelbare Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung.

Sie ist dreistufig gegliedert:

  • 1 Zentrale in Nürnberg (Oberste Instanz)
  • 10 Regionaldirektionen (Mittelinstanzen)
  • 180 Agenturen für Arbeit mit ca. 1.200 nachgeordneten Geschäftsstellen sowie 15 besondere Dienststellen mit speziellen Aufgaben. Dazu gehören u.a. das BA-Service-Haus in Nürnberg und das IT-Systemhaus der BA.

Die Zentrale in Nürnberg stellt durch grundsätzliche Weisungen, zentrale Planung, Steuerung und Kontrolle sicher, dass die fachlichen Aufgaben im gesamten Bundesgebiet sachdienlich und einheitlich erfüllt werden.

Den Regionaldirektionen untersteht eine größere Anzahl von Agenturen für Arbeit, deren fachliche Aufgaben sie koordinieren. Ihre Bezirke bilden in der Regel die Bundesländer unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Zusammenhänge ab.

Den Agenturen für Arbeit obliegt die unmittelbare Erledigung der Fachaufgaben. In den Agenturbezirken, die meist mehrere Stadt- und Landkreise umfassen, sind erforderlichenfalls ständig oder zeitweilig besetzte Geschäftsstellen eingerichtet.

Das BA-IT-Systemhaus plant und realisiert bundesweit flächendeckend alle infrastrukturellen Maßnahmen, die für die Informationsverarbeitung erforderlich sind und betreibt das zentrale Rechenzentrum der BA.

Das BA-Service-Haus ist für die Durchführung des Modellversuches "elektronische Akte" zuständig und verantwortlich.

Zu den Aufgaben der BA gehören u.a. die Zahlung von Arbeitslosengeld (Alg) sowie die Förderung der beruflichen Weiterbildung (FbW). Außerdem gewährt die BA im Auftrag des Bundes Arbeitslosenhilfe (Alhi) und - als Familienkasse - Kindergeld (KG) nach dem Bundeskindergeldgesetz.

Die Bearbeitung dieser Leistungen erfolgt in den Agenturen für Arbeit. Anfallende Unterlagen werden bisher für jeden Antragsteller in Papierform in Einzelakten aufbewahrt.

Die BA beabsichtigt, die bisherige Papierakte durch eine sog. "elektronische Akte" abzulösen. Der Einsatz dieser elektronischen Akte wird nun in Form eines Modellversuches für die Bereiche Alg, Alhi, FbW und Kindergeld in zunächst zwei Arbeitsagenturen mit Scantechnolgie von J&K erprobt. Nach Abschluss des Modellversuches sollen die Erfahrungen und Ergebnisse ausgewertet und zur Entscheidung über eine bundesweite Einführung herangezogen werden.

Im August 2004 erfolgte die öffentliche Ausschreibung zu diesem Modellversuch. In einem umfangreichen Fragenkatalog wurde die Leistungsanforderung (z.B. eine Scanleistung von mindestens 10.000 Blatt pro Tag und Scanner in Farbe und Schwarzweiß gleichzeitig) für Scanner und Software definiert. Insgesamt 50 verschiedene Kriterien waren als Pflichtkriterium mindestens zu erfüllen, und über 80 weitere Wunschkriterien waren aufgelistet, die durch ein Punktesystem in die Bewertung des besten Preis-/Leistungsverhältnisses eingingen.

Das Angebot von J&K mit DpuScan 4.11 und SCAMAX 401cd hatte hier das beste Preis-/Leistungsverhältnis, und folgerichtig wurde J&K zur Teststellung eines Systems im Oktober 2004 aufgefordert. Die Installation erfolgte direkt im BA-Service-Haus in Nürnberg. Zusammen mit den IT-Spezialisten der BA haben die J&K Spezialisten bis Ende Oktober die in der Ausschreibung geforderte Funktionalität realisiert. Parallel dazu erfolgte bereits die Schulung des Fachpersonals der beiden Arbeitsagenturen, bei denen der Modellversuch stattfinden soll.

Nachdem durch die Teststellung im Oktober die Funktion bewiesen war, erfolgte in der ersten Novemberwoche 2004 der endgültige Zuschlag, verbunden mit der Lieferung der restlichen 4 Scanner und der restlichen Softwarelizenzen sowie der Installation in den vorgesehenen Arbeitsagenturen.

J&K ist seit 1987 im Bereich "elektronische Dokumentenverarbeitung" tätig. Forschung zur Verbesserung von Bildverarbeitungstechnologie mit Bezug auf Qualitätsoptimierung von Dokumenten ist das Thema einer eigenen kleinen, aber effizienten Abteilung.

Seit 1996 wird von J&K mit DpuScan eine eigene, auf hohen Scandurchsatz optimierte Software zur Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente entwickelt und gepflegt. Durch intensiven Kontakt der Softwareentwickler mit den Anwendern ist im Laufe der Jahre eine Erfassungssoftware entstanden, die den Anwenderanforderungen nicht nur entspricht, sondern sie sogar übertrifft. Im internationalen Wettbewerb zeigt sich immer mehr, dass der günstige Preis von DpuScan bei gleichzeitig höchster Leistung immer öfter erkannt wird und zum Gewinn auch großer Projekte führt.

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