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XINO-Scanner schaffen bei Generali Deutschland Services was weg 16.05.2019
Generali Deutschland Services (GDS) ist der Service-Dienstleister der Generali Deutschland Gruppe. Hier sind Spezialfunktionen und Aufgaben für sämtliche Konzernunternehmen gebündelt. Dazu gehören unter anderem das Scannen von Belegen für vier Versicherungsgesellschaften sowie ein Großteil der unternehmenseigenen Dokumente. Um das umfassende Volumen zu bewältigen, braucht es leistungsfähige, ausfallsichere Geräte mit störungsfreier Zuführung des heterogenen Beleggutes. Dafür hat die GDS seit 2015 an den Standorten Köln und München XINO-Scanner von der Janich & Klass Computertechnik GmbH im Einsatz. Die insgesamt fünf Geräte des Typs S720 überzeugen vor allem mit einem variablen Feeder-System und einem robusten Transportmechanismus zur Dokumentenzuführung. Seit der Installation haben die XINO-Scanner bei der GDS insgesamt mehr als 34 Millionen Blatt digitalisiert.

Die GDS in Köln verarbeitet pro Tag zwischen 100.000 und 180.000 Blatt. Dabei handelt es sich einerseits um weitestgehend homogene Kundenpost, wie Versicherungsanträge, Kündigungen oder Schreiben mit Adressänderungen. Andererseits aber auch um heterogene Belege wie Kassenabschnitte oder Rezepte. Die zuständigen Sachbearbeiter erhalten die an sie adressierten Dokumente dann digital zugestellt. „Lediglich bestimmte Dokumententypen, die in einer Negativliste geführt sind, erhält der Sachbearbeiter zunächst in Papierform, um sie zu bearbeiten“, erläutert Norman Schmitz, Teamleiter Druck, Versand, Logistik (DVL) bei der GDS. „Die Dokumente erhalten wir im Anschluss mit einem Barcode versehen zurück, um sie dann zu scannen.“

Um die unterschiedlichen Dokumente schnell zu verarbeiten, hat sich der Dienstleister entschieden, die Hochleistungsscanner der Marke XINO zu nutzen. Sie verfügen unter anderem über ein variables Feeder-System, wahlweise mit mittiger oder linksseitiger Beleganlage. Bei der GDS in Köln sind die Geräte mit einem Linksfeeder ausgestattet. „Ein mittiges Zuführen kleinerer Belege, wie beispielsweise Rezepte, würde dazu führen, dass diese beim Scannen immer wieder verrutschen“, sagt Norman Schmitz. „Deshalb war für uns die Tatsache, dass die XINO-Scanner optional über einen Linksfeeder verfügen, ein entscheidendes Produktmerkmal.“ Am Standort München hingegen sind die seit März 2016 sich im Einsatz befindenden XINO-Scanner mit einem Mittenfeeder ausgestattet. Der Grund ist, dass die zu verarbeitenden Dokumente, rund 11.000 Blatt pro Tag, zu 95 % aus DIN-A4-Seiten bestehen. Neben dem flexiblen Feeder-System war der robuste auf Kugeln basierende Transportmechanismus ein weiteres Argument für die XINO-Scanner, das unterschiedliche Papierqualitäten sicher und schonend befördert.

Mit der Einführung der XINO-Scanner ist die GDS dazu übergegangen, sämtliche Belege im Querformat zu scannen. Im Vergleich zum hochformatigen Scannen hat dies den Vorteil, dass dadurch etwa ein Drittel Zeit gespart wird. Die Mitarbeiter sichten die Post und bereiten die Belege so auf, dass sie über den Linksfeeder den Scannern zugeführt werden. Dabei erhalten sie Unterstützung von einem vibrierenden Standgerät, das die Dokumente einheitlich justiert. Außerdem bläst dieser sogenannte Rüttler Luft zwischen die Belege. So können sich entklammerte Dokumente nicht verhaken, was eine Doppelblattmeldung zur Folge hätte. Dies wiederrum würde dazu führen, dass die Maschine anhält, um den Fehler zu korrigieren. Solche Zeitverluste kann sich die GDS nicht erlauben, denn die mit den unterschiedlichen Gesellschaften vereinbarten Service-Level sind zum Teil sehr engmaschig. „Beispielsweise müssen wir die Post der COSMOS Direkt Versicherung, die bereits um sechs bzw. um acht Uhr morgens bei uns eintrifft, bis zehn Uhr vollständig verarbeiten“, so Schmitz. Neben der COSMOS übernimmt der Dienstleister für die Aachen Münchner Lebensversicherung bzw. Aachen Münchner Versicherung, die ADVOCARD Rechtsschutz und die Envivas bzw. Central Krankenversicherung die Digitalisierung. Hinzu kommt die Generali Deutschland Schadenmanagement GmbH als eine weitere Dienstleistungsgesellschaft, die ebenfalls innerhalb des Konzerns angesiedelt ist und die Schäden für die Aachen Münchner und Generali Versicherung bearbeitet. Damit die Dokumente der jeweils richtigen Gesellschaft zugeordnet werden, wählen die Mitarbeiter vor dem Scannen am PC die Server der jeweiligen Gesellschaft aus. Hier können sie die unterschiedlichen Scanprozesse der Auftraggeber einsehen. Über das anwenderfreundliche Bedienpanel an den XINO-Geräten steuern sie die Scan-Parameter, wie etwa Empfindlichkeit oder Geschwindigkeit.

Außerdem digitalisiert GDS Dokumente für das eigene Unternehmen. Dies sind beispielsweise Personalakten oder Reisekostenabrechnungen. Sowohl der tägliche Posteingang der unterschiedlichen Gesellschaften als auch die eigenen Dokumente, liegen anschließend als volltextdurchsuchbare TIFF-Dateien vor: herkömmliche Schreiben in Schwarz-Weiß und Schadensmeldungen mit Fotos oder Personalausweiskopien in Farbe. Nach vereinbarten Aufbewahrungsfristen, die zwischen einer Woche und sechs Monaten liegen, werden die Papierdokumente schließlich vernichtet.

Nicht nur mit den zuverlässigen XINO-Maschinen ist Generali Service zufrieden, sondern auch mit der Betreuung seitens des Herstellers. „Der Service von Janich & Klass ist hervorragend“, sagt Norman Schmitz. „Bei Fragen oder Problemen erhalten wir in kürzester Zeit eine kompetente Antwort.“

Über die Generali Service GmbH:

Die Generali Deutschland Services (GDS) ist der Service-Dienstleister der Generali Deutschland Gruppe und leistet mit den Prozessbereichen Cash Services, Druck Versand Logistik, Insurance Customer Services, Premises and Facility Management, Vitality, Procurement and Performance Management, HR und KonzernServices einen wichtigen Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit des Konzerns. Das systematische Steuern und Optimieren von Prozessen und Kosten bildet die Basis des Erfolges. Die GDS ist an den elf Standorten Köln, Aachen, München, Hamburg, Leipzig, Karlsruhe, Saarbrücken, Stuttgart, Nürnberg, Frankfurt und Augsburg mit mehr als 1.200 Mitarbeitern (Stand: April 2017) vertreten. Dabei konzentrieren sich die Steuerungsbereiche in Köln und Aachen, die anderen Bereiche wurden unter dem Aspekt der Kundennähe jeweils an den entsprechenden Standorten gebündelt.

Die Kreisklinken Reutlingen GmbH digitalisiert mit Janich & Klass 16.05.2019
Die Kreiskliniken Reutlingen GmbH betreibt das Klinikum am Steinenberg in Reutlingen, die Ermstalklinik in Bad Urach und die Albklinik in Münsingen. Insgesamt verfügen die drei Kliniken über rund 850 Betten. Das Gros der anfallenden Papierdokumente sind die Patientenakten, die nunmehr unmittelbar nach der Entlassung eines Patienten digitalisiert und im PDF/A-Format in der Archivlösung RVC.mDMAS vorgehalten werden. Die Durchführung der Digitalisierung erfolgt sowohl in Eigenregie durch die Kreiskliniken Reutlingen als auch durch die Bruderhaus Diakonie. Sie arbeitet als Dienstleistungspartner in den Räumen der Kreiskliniken mit eigener technischer Ausstattung. Als Stiftung des Bürgerlichen Rechts beschäftigt sie Menschen mit Behinderungen, die unter anderem Akten aufbereiten, diese Scannen und deren Qualität prüfen.

Unterbrechungsfreier Betrieb mit DpuScan und XINO-Scannern

Bei Bruderhaus Diakonie befinden sich bereits seit 2012 XINO-Scanner inklusive der flexiblen und bedienerfreundlichen Software DpuScan von Janich & Klass im Einsatz. Die Geräte zeichnen sich vor allem durch ein besonderes papierschonendes Transportsystem aus. Das sorgt für einen unterbrechungsfreien Betrieb und stellt damit eine hohe Produktivität sicher. Außerdem verfügen die Geräte über ein variables Feeder-System, wahlweise mit mittiger oder linksseitiger Beleganlage. Für die Anwendung der Kreiskliniken Reutlingen sind die Geräte mit einem Linksfeeder ausgestattet. „Das Papier, was wir einscannen, ist teilweise sehr schmal, wie beispielsweise EKG-Streifen“, erläutert Bernhard Schneider, Teamleiter bei der Bruderhaus Diakonie. „Über eine Rüttelmaschine werden alle Dokumente linksbündig gestapelt, so dass sichergestellt ist, dass beim Scannen nichts übergangen wird“. Die Erfassungssoftware DpuScan wiederum unterstützt Single-, Dual- oder Multistream-Verarbeitung und bietet alle notwendigen Funktionen zur Scanner-Steuerung, Imagebearbeitung und Abspeicherung der eingescannten Bilder. Über eine integrierte Qualitätssicherung prüfen die Mitarbeiter die Lesbarkeit und Vollständigkeit der Dokumente.

Darüber hinaus bietet DpuScan die Möglichkeit, dass Prozesse hinterlegt werden, in der die unterschiedlichen Anforderungen an den Scanvorgang definiert sind. Aufgrund dieser Eigenschaft hat sich auch das Kreisklinikum Reutlingen für die Einführung der Software von Janich & Klass entschieden. „Wir haben die SCAMAX-Scanner von InoTec im Einsatz und nutzten zunächst eine andere Erfassungssoftware“, sagt Marco Hill, Leiter des Patientenaktenarchivs der Kreisklinken Reutlingen GmbH. „Da diese aber über keine Möglichkeiten verfügte, Scan-Profile zu hinterlegen, entschieden wir uns dazu, die Software DpuScan in unseren Kliniken einzuführen.“ Die unterschiedlichen Profile für die jeweiligen Dokumente hat Janich & Klass konfiguriert und deren zentrale Steuerung übernimmt der DpuScan-Server. Ein weiteres Argument zu Gunsten DpuScan war, dass die Software nach dem Concurrent-User-Modell und nicht nach Anzahl der erforderlichen Lizenzen angeboten wird. „DpuScan kommt an den meisten Arbeitsplätzen nur wenige Minuten, nämlich während des eigentlichen Scanvorgangs, zum Einsatz und dann ist es natürlich kostengünstiger, wenn dafür nicht für jeden Arbeitsplatz eine separate Lizenz gekauft werden muss“, so Marco Hill. Die Anbindung von DpuScan an die SCAMAX-Scanner verlief problemlos. Mittlerweile hat Janich & Klass auch die Wartung der InoTec-Scanner übernommen.

Verlässliche Abläufe dank Barcode-Überwachung

Um einen transparenten Überblick zu haben und gleichzeitig einen unmittelbaren Zugriff aus RVC.mDMAS zu haben, ist jede Patientenakte mit einer Fallnummer in Form eines Barcodes versehen. Die Akten umfassen bei den Kliniken Reutlingen durchschnittlich 45 Seiten. Dazu gehören beispielsweise Befunde, Arztberichte oder Auswertungen von medizinischen Geräten. Die unterschiedlichen Dokumente sind in entsprechenden Registern sortiert, die jeweils über einen Barcode verfügen. Diese liest DpuScan während des Scannens aus, so dass die Aufteilung innerhalb der Akte in die jeweiligen Kategorien automatisch erfolgt. DpuScan vergibt automatisch entsprechende Dateinamen, die aus der Registerbezeichnung, dem Dokumententyp und dem Datum bestehen und speichert die Dateien in einem dedizierten Verzeichnis ab. Auf dieses greift das Allgeier-System zu, versieht die PDF/A-Dateien mit einer digitalen Signatur und importiert sie über die HL7-Schnittstelle.

Der Verlauf der papierbasierten Akten wird über die Fallnummer mit DpuScan überwacht. Verlässt eine Akte das Archiv, wird der Barcode in die DpuScan-Datenbank übernommen. An jeder Bearbeitungsstation wird die Barcode-Nummer weitergereicht, bis sie wieder im Archiv ankommt. So weiß das Klinikpersonal immer, in welchem Stadium der Bearbeitung sich die Akte befindet und kann, falls notwendig, darauf zugreifen.

Neben den Patientenakten, die im Stapelbetrieb registerweise digitalisiert werden, scannen die Kreiskliniken einzelne Dokumente oder Einzelbefunde. Dafür stehen Fujitsu Desktop-Geräte an zentralen Stellen zur Verfügung. Inzwischen ist jede Station, die Sekretariate und die Patientenaufnahme mit einem Dokumentenscanner ausgestattet, um Dokumente direkt am Ort ihrer Entstehung digitalisieren und damit zentral verfügbar machen zu können. In einem weiteren Schritt sollen die Ambulanzen folgen. Der Anwender wählt in einem einheitlichen übersichtlichen Menü von DpuScan das entsprechende Register sowie die jeweilige Dokumentenart aus und hinterlegt zusätzlich das Erfassungsdatum. Anschließend werden sie den jeweiligen Patientenakten zugeordnet. Insgesamt digitalisieren die drei Kliniken in Reutlingen, Bad Urach Münsingen monatlich etwa 50.000 Seiten. Nach dem Scannen können die Papierunterlagen vernichtet werden.

Keine redundante Datenhaltung mehr

Ein weiteres Szenario ist das Scannen bereits digital erstellter Dokumente, die ausgedruckt werden. Auf diese ist ein QR-Code aufgedruckt. Stößt DpuScan auf einen solchen, fragt es den Anwender, ob das Dokument, obwohl es bereits digital in der Patientenakte vorhanden ist, trotzdem als gescanntes Dokument in die digitale Akte übernommen werden oder verworfen werden soll. „So vermeiden wir eine redundante Datenhaltung“, sagt Hill. “Außerdem stellen wir so sicher, dass die jeweils aktuellen Dokumente in den Patientenakten hinterlegt sind, denn oftmals werden z.B. Befunde noch um Notizen ergänzt, so dass dann die aktualisierte Version in die Akte wandert.“

Da noch nicht alle Patientenakten digitalisiert sind, arbeiten die Kreiskliniken Reutlingen derzeit noch in einer Art Mischbetrieb. Die Bestandsakten aus 2011 bis 2019 werden von der Bruderhaus Diakonie verarbeitet, die jedes Jahr etwa 1,5 Millionen Seiten den Kreiskliniken Reutlingen digital zur Verfügung stellen. Fordert diese eine Akte an, die noch nicht digital vorliegt, wird diese vorgezogen.

„Mit Hilfe von DpuScan sind wir in der Lage, unterschiedliche Anforderungen mit darauf abgestimmten Scan-Profilen umzusetzen“, fasst Marco Hill zusammen. „Unsere Anwender wiederum freuen sich über eine einheitliche und übersichtliche Oberfläche, die leicht bedienbar ist.“ Bernhard Schneider von der Bruderhaus Diakonie ergänzt: „Wir schätzen an DpuScan, dass wir die Oberfläche auf die Anforderungen unserer Mitarbeiter mit Behinderungen konfigurieren können. Bei den XINO-Scannern wiederum ist es vor allem die Verarbeitung von schwierigem Beleggut durch den seitlichen Einzug, der unsere Arbeit erleichtert.“

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