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Die Kreisklinken Reutlingen GmbH digitalisiert mit Janich & Klass 16.05.2019
Die Kreiskliniken Reutlingen GmbH betreibt das Klinikum am Steinenberg in Reutlingen, die Ermstalklinik in Bad Urach und die Albklinik in Münsingen. Insgesamt verfügen die drei Kliniken über rund 850 Betten. Das Gros der anfallenden Papierdokumente sind die Patientenakten, die nunmehr unmittelbar nach der Entlassung eines Patienten digitalisiert und im PDF/A-Format in der Archivlösung RVC.mDMAS vorgehalten werden. Die Durchführung der Digitalisierung erfolgt sowohl in Eigenregie durch die Kreiskliniken Reutlingen als auch durch die Bruderhaus Diakonie. Sie arbeitet als Dienstleistungspartner in den Räumen der Kreiskliniken mit eigener technischer Ausstattung. Als Stiftung des Bürgerlichen Rechts beschäftigt sie Menschen mit Behinderungen, die unter anderem Akten aufbereiten, diese Scannen und deren Qualität prüfen.

Unterbrechungsfreier Betrieb mit DpuScan und XINO-Scannern

Bei Bruderhaus Diakonie befinden sich bereits seit 2012 XINO-Scanner inklusive der flexiblen und bedienerfreundlichen Software DpuScan von Janich & Klass im Einsatz. Die Geräte zeichnen sich vor allem durch ein besonderes papierschonendes Transportsystem aus. Das sorgt für einen unterbrechungsfreien Betrieb und stellt damit eine hohe Produktivität sicher. Außerdem verfügen die Geräte über ein variables Feeder-System, wahlweise mit mittiger oder linksseitiger Beleganlage. Für die Anwendung der Kreiskliniken Reutlingen sind die Geräte mit einem Linksfeeder ausgestattet. „Das Papier, was wir einscannen, ist teilweise sehr schmal, wie beispielsweise EKG-Streifen“, erläutert Bernhard Schneider, Teamleiter bei der Bruderhaus Diakonie. „Über eine Rüttelmaschine werden alle Dokumente linksbündig gestapelt, so dass sichergestellt ist, dass beim Scannen nichts übergangen wird“. Die Erfassungssoftware DpuScan wiederum unterstützt Single-, Dual- oder Multistream-Verarbeitung und bietet alle notwendigen Funktionen zur Scanner-Steuerung, Imagebearbeitung und Abspeicherung der eingescannten Bilder. Über eine integrierte Qualitätssicherung prüfen die Mitarbeiter die Lesbarkeit und Vollständigkeit der Dokumente.

Darüber hinaus bietet DpuScan die Möglichkeit, dass Prozesse hinterlegt werden, in der die unterschiedlichen Anforderungen an den Scanvorgang definiert sind. Aufgrund dieser Eigenschaft hat sich auch das Kreisklinikum Reutlingen für die Einführung der Software von Janich & Klass entschieden. „Wir haben die SCAMAX-Scanner von InoTec im Einsatz und nutzten zunächst eine andere Erfassungssoftware“, sagt Marco Hill, Leiter des Patientenaktenarchivs der Kreisklinken Reutlingen GmbH. „Da diese aber über keine Möglichkeiten verfügte, Scan-Profile zu hinterlegen, entschieden wir uns dazu, die Software DpuScan in unseren Kliniken einzuführen.“ Die unterschiedlichen Profile für die jeweiligen Dokumente hat Janich & Klass konfiguriert und deren zentrale Steuerung übernimmt der DpuScan-Server. Ein weiteres Argument zu Gunsten DpuScan war, dass die Software nach dem Concurrent-User-Modell und nicht nach Anzahl der erforderlichen Lizenzen angeboten wird. „DpuScan kommt an den meisten Arbeitsplätzen nur wenige Minuten, nämlich während des eigentlichen Scanvorgangs, zum Einsatz und dann ist es natürlich kostengünstiger, wenn dafür nicht für jeden Arbeitsplatz eine separate Lizenz gekauft werden muss“, so Marco Hill. Die Anbindung von DpuScan an die SCAMAX-Scanner verlief problemlos. Mittlerweile hat Janich & Klass auch die Wartung der InoTec-Scanner übernommen.

Verlässliche Abläufe dank Barcode-Überwachung

Um einen transparenten Überblick zu haben und gleichzeitig einen unmittelbaren Zugriff aus RVC.mDMAS zu haben, ist jede Patientenakte mit einer Fallnummer in Form eines Barcodes versehen. Die Akten umfassen bei den Kliniken Reutlingen durchschnittlich 45 Seiten. Dazu gehören beispielsweise Befunde, Arztberichte oder Auswertungen von medizinischen Geräten. Die unterschiedlichen Dokumente sind in entsprechenden Registern sortiert, die jeweils über einen Barcode verfügen. Diese liest DpuScan während des Scannens aus, so dass die Aufteilung innerhalb der Akte in die jeweiligen Kategorien automatisch erfolgt. DpuScan vergibt automatisch entsprechende Dateinamen, die aus der Registerbezeichnung, dem Dokumententyp und dem Datum bestehen und speichert die Dateien in einem dedizierten Verzeichnis ab. Auf dieses greift das Allgeier-System zu, versieht die PDF/A-Dateien mit einer digitalen Signatur und importiert sie über die HL7-Schnittstelle.

Der Verlauf der papierbasierten Akten wird über die Fallnummer mit DpuScan überwacht. Verlässt eine Akte das Archiv, wird der Barcode in die DpuScan-Datenbank übernommen. An jeder Bearbeitungsstation wird die Barcode-Nummer weitergereicht, bis sie wieder im Archiv ankommt. So weiß das Klinikpersonal immer, in welchem Stadium der Bearbeitung sich die Akte befindet und kann, falls notwendig, darauf zugreifen.

Neben den Patientenakten, die im Stapelbetrieb registerweise digitalisiert werden, scannen die Kreiskliniken einzelne Dokumente oder Einzelbefunde. Dafür stehen Fujitsu Desktop-Geräte an zentralen Stellen zur Verfügung. Inzwischen ist jede Station, die Sekretariate und die Patientenaufnahme mit einem Dokumentenscanner ausgestattet, um Dokumente direkt am Ort ihrer Entstehung digitalisieren und damit zentral verfügbar machen zu können. In einem weiteren Schritt sollen die Ambulanzen folgen. Der Anwender wählt in einem einheitlichen übersichtlichen Menü von DpuScan das entsprechende Register sowie die jeweilige Dokumentenart aus und hinterlegt zusätzlich das Erfassungsdatum. Anschließend werden sie den jeweiligen Patientenakten zugeordnet. Insgesamt digitalisieren die drei Kliniken in Reutlingen, Bad Urach Münsingen monatlich etwa 50.000 Seiten. Nach dem Scannen können die Papierunterlagen vernichtet werden.

Keine redundante Datenhaltung mehr

Ein weiteres Szenario ist das Scannen bereits digital erstellter Dokumente, die ausgedruckt werden. Auf diese ist ein QR-Code aufgedruckt. Stößt DpuScan auf einen solchen, fragt es den Anwender, ob das Dokument, obwohl es bereits digital in der Patientenakte vorhanden ist, trotzdem als gescanntes Dokument in die digitale Akte übernommen werden oder verworfen werden soll. „So vermeiden wir eine redundante Datenhaltung“, sagt Hill. “Außerdem stellen wir so sicher, dass die jeweils aktuellen Dokumente in den Patientenakten hinterlegt sind, denn oftmals werden z.B. Befunde noch um Notizen ergänzt, so dass dann die aktualisierte Version in die Akte wandert.“

Da noch nicht alle Patientenakten digitalisiert sind, arbeiten die Kreiskliniken Reutlingen derzeit noch in einer Art Mischbetrieb. Die Bestandsakten aus 2011 bis 2019 werden von der Bruderhaus Diakonie verarbeitet, die jedes Jahr etwa 1,5 Millionen Seiten den Kreiskliniken Reutlingen digital zur Verfügung stellen. Fordert diese eine Akte an, die noch nicht digital vorliegt, wird diese vorgezogen.

„Mit Hilfe von DpuScan sind wir in der Lage, unterschiedliche Anforderungen mit darauf abgestimmten Scan-Profilen umzusetzen“, fasst Marco Hill zusammen. „Unsere Anwender wiederum freuen sich über eine einheitliche und übersichtliche Oberfläche, die leicht bedienbar ist.“ Bernhard Schneider von der Bruderhaus Diakonie ergänzt: „Wir schätzen an DpuScan, dass wir die Oberfläche auf die Anforderungen unserer Mitarbeiter mit Behinderungen konfigurieren können. Bei den XINO-Scannern wiederum ist es vor allem die Verarbeitung von schwierigem Beleggut durch den seitlichen Einzug, der unsere Arbeit erleichtert.“

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